Управление документацией

Управление инструкциями и документацией в программе «Охрана труда» реализовано в подсистеме «Управление документацией».

Функциональные возможности подсистемы

Регистрация информации о поступивших, вновь сформированных и переданных документах;
Связи документов (инструкций) с объектами программы;
Учет ознакомления с документами (инструкциями);
Контроль за актуальностью документов (инструкций);
Хранение информации о реквизитах документа, его номер, заголовок, вид документа, авторство, а также ссылка на электронную версию документа или непосредственно вложенный файл с содержанием документа. Файлом может быть документ MS Office, изображение или любой другой файл;
Возможность создавать документы на основании шаблонов с параметрами, которые хранятся в справочнике "Шаблоны документооборота";
Ведение для каждого документа регистров сведений "Актуальность документов", "Взаимосвязь документов", "Визирование документов", "История редактирования документов", "Ознакомление с документами";
Формирование для каждого документа печатных форм "Лист ознакомления" и "Лист согласования".

В программе имеются следующие способы хранения электронной копии документа:

Внешний - размещение информации в произвольном месте. В программе хранится ссылка, например, на файл или документ в СПС «КонсультантПлюс»;
Хранилище - размещение электронной копии как внешний файл в определенном каталоге, в соответствии со структурой справочника «Документооборот»;
Вложенный - размещение информации непосредственно в базе данных.

Помощники ведения учета

В подсистеме «Управление документацией» реализовано три помощника, которые отслеживают состояние информационной базы и в случае обнаружения несоответствий формируют задачи для пользователя, который был назначен ответственным:

помощник назначения ознакомления с документами;
помощник по установке ознакомления с документами;
помощник по проверке актуальности документов.